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Commercialista per medici e dentisti

Novità fiscali

Gestione studio dentistico: tutto quello che fanno i manager in azienda per aumentare i profitti

Cari medici e medici odontoiatri, l’argomento che tratteremo oggi è un argomento che mi sta particolarmente a cuore e spiegarlo e diffonderlo è probabilmente il motivo principale per cui ho scelto di specializzarmi nel settore sanitario.

Da ormai parecchi anni accostare la parola professionista alla parola imprenditore non desta più stupore, persino il legislatore destina a noi lavoratori autonomi norme che prima erano esclusive per l’impresa, ma ciò che rimane un mistero è che cosa significhi essere effettivamente imprenditore, come si comporta un imprenditore. Questo non viene spiegato nei libri di anatomia, ma è l’unico strumento che abbiamo per sopravvivere nel mercato.

Molti di voi, che hanno ascoltato qualche mia lezione, già mi conoscono e sanno che la mia esperienza nasce in azienda, dove ho voluto catturare i processi che fanno si che l’attività si produca in maniera efficace ed efficiente. L’idea era quella di portare la mentalità aziendale nelle piccole e medie imprese, essendo dato certo il fatto che uno dei più grossi problemi dell’economia italiana sia dato da una conduzione familiare delle imprese, che quindi decidono sulla base dell’intuito anziché decidere sulla base dei ragionamenti, che si fondano sulla scienza economica.

Il mio tentativo è quello di supportarvi nella gestione di studio dentistico o medico in generale, per fare di voi dei veri e propri manager, che non solo devono rappresentare irrinunciabile capitale umano e sociale per l’elevata importanza della professione che svolgete, ma anche capitale economico, essendo lo studio un centro di produzione di ricchezza.

Gestione studio medico: gli obiettivi

Gli obiettivi principali che dobbiamo porci sono:

  1. Lavorare in maniera tale da mantenere alti livelli di qualità per la tutela e la cura dei nostri pazienti
  2. Operare in maniera tale da raggiungere il massimo profitto con le minime risorse
  3. creare un piano economico di gestione studio dentistico o medico che sintetizzi in numero tutta l’attività

I primi due obiettivi si ottengono attraverso la creazione del piano che a breve spiegheremo. Ottenere la massima qualità per il cliente/paziente assieme al massimo profitto per il medico/odontoiatra col minimo costo, ci consente di raggiungere tutta a serie di obiettivi intermedi, come tenere sotto controllo gli sprechi, attuare un giusto tariffario, decidere se avvalerci di un nuovo collaboratore e così via. Tutti questi interrogativi potrebbero farci operare in termini di maggiore efficienza se li analizziamo sulla base della scienza economica e non dell’istinto; per farlo dobbiamo servirci del piano

Piano economico di gestione studio dentistico o medico

Per piano economico di gestione di studio io intendo l’analisi di tutti i ricavi e costi di studio e di tutti i flussi di cassa in entrata e in uscita. Cioè dobbiamo tenere sotto controllo tutte le voci in entrata e in uscita e classificarle in base alla loro natura. Partiamo dall’analisi dei ricavi:

Ricavi operativi di gestione

Dobbiamo indicare (io utilizzo un foglio Excel) la somma di tutti i ricavi che derivano dalla gestione ordinaria. Andranno quindi esclusi quei ricavi che abbiamo una tantum e che magari derivano dalla vendita di un macchinario.

Ricavi extragestionali

Sono i ricavi che derivano da attività extra-operative, quindi non dallo svolgimento dell’attività in senso stretto.

In una fase iniziale può essere utile separare in una colonna a parte i ricavi ottenuti per prestazioni per cui ci avvaliamo del laboratorio odontotecnico per verificare quale sia il margine di contribuzione ( cioè la quota guadagno della prestazione). In questo modo possiamo vedere anche se la tariffa che facciamo pagare al nostro paziente è equa.

Costi fissi

Probabilmente ne avrete già sentito parlare, i costi fissi sono quei costi che noi sosteniamo a prescindere dalla quantità di servizi che svolgiamo. Sono i costi delle utenze, l’affitto, le quote associative, l’assicurazione professionale, il commercialista ecc. Tutti questi costi devono essere ordinati per genere e sommati.

Costi variabili

Sono i costi che variano al variare del numero di prestazioni che eseguiamo: sono quindi dati dal costo del materiale dentale, dei collaboratori occasionali se li chiamiamo all’esigenza, del laboratorio odontotecnico e così via.

Una volta raggruppati meticolosamente questi dati, senza perderne neanche uno, siamo pronti ad elaborarli; partiamo dal break even point:

Break even point

L’immagine mostra le curve dei nostri costi, la verde rappresenta i costi fissi, che come vedete rimane costante all’aumentare della quantità di prestazione che svolgiamo. A questa aggiungiamo i costi variabili, che nel grafico non si vede, ma sarebbe la curva blu portata più in basso senza costi fissi. Il grafico mostra direttamente i costi totali, che si incontrano con i ricavi e ci indicano quel punto in cui sono uguali (BEP) cioè quel punto in cui i costi e i ricavi hanno lo stesso volume. Da questo momento se continuiamo a lavorare e a svolgere prestazioni iniziamo a guadagnare. Questo rappresenta il break even point: il punto fino a cui la nostra attività lavora in perdita ed oltre il quale iniziamo ad avere un utile. Ci dice qual è il numero minimo di prestazioni che dobbiamo svolgere se vogliamo guadagnare.

Costo orario di studio

Anche il costo orario di studio può essere un buon indice che ci può aiutare a gestire meglio la nostra attività. Questo ci dice qual è il costo orario che noi sosteniamo per il solo fatto di avere lo studio. Questo si calcola tenendo in considerazione soltanto i costi fissi, visto che sono questi quelli che dobbiamo sostenere a prescindere dalla quantità di prestazioni svolte. Dividiamo il totale dei costi fissi per le ore dell’anno in cui il nostro studio è aperto e otteniamo il dato. Questo chiaramente sarà tanto più basso quante più ore terremo aperto e viceversa.

Da questo dato abbiamo una prima indicazione di quanto dovrebbe essere la tariffa MEDIA delle mie prestazioni.

Questo calcolo si può declinare per il costo orario della poltrona, se all’interno dello studio ci sono più poltrone e monitorare per ciascuna quanto queste rimangono vuote.

Margine di contribuzione al minuto di ciascuna attività

Attraverso il calcolo del margine di contribuzione possiamo riuscire a capire quanto ci fa guadagnare ciascuna attività che svolgiamo nello studio:

Ricavo dalla prestazione (ad.esempio 100 euro una otturazione)

Costo variabile della prestazione (ad esempio 45 euro)

Minuti impiegati 60’

MDC: (100-45)/60= 0,92 centesimi al minuto.

Per vedere il guadagno netto dovremmo togliere anche i costi fissi, ma in questo caso non ci interessa perché il nostro obiettivo è capire qual è l’attività più redditizia al minuto. È infatti chiaro che se il ricavo meno il costo mi dà un margine molto alto, ma per svolgere la prestazione occupo tutta la giornata, per me potrebbe essere poco conveniente.

Conoscere il margine di contribuzione al minuto delle mie attività è indispensabile anche ai fini del marketing, per capire quali attività possono essere ad esempio oggetto di promozione.

Incidenza dei costi sui ricavi

La parte per me più importante dell’analisi di gestione dello studio medico / dentistico è il calcolo dell’incidenza dei costi sui ricavi.

Quello che è opportuno fare è classificare i costi per:

  1. Personale
  2. costi fissi operativi
  3. costi variabili operativi
  4. oneri finanziari
  5. costi extra-gestionali
  6. rate di debiti pregressi

A questo punto dobbiamo calcolare quanto ciascuna di queste categorie incide sui ricavi e dobbiamo cercare di abbassare il più possibile le percentuali. Io eseguo questo studio da tanto e vi assicuro che è un ottimo modo per tenere sotto controllo i costi e massimizzare i profitti.

Questi sono i calcoli che faccio ai miei medici e dentisti. Ovviamente le analisi si approfondiscono e prendono una strada piuttosto che l’altra quando capiamo quali sono le criticità che variano da studio a studio, ma il senso di essere imprenditori è questo: prendere ogni decisione sulla base di cosa ci suggeriscono i numeri, con i quali dobbiamo saper comunicare.

Io vi rimando come sempre alla mia pagina Facebook che vi invito a seguire perché è una vera e propria guida al fisco e alla gestione di studio

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